謹(jǐn)防失泄密，檔案數(shù)字化存在的這些風(fēng)險(xiǎn)你了解嗎？
編輯：2023-05-26 15:27:32
隨著社會(huì)的發(fā)展與進(jìn)步
檔案資源所具有的巨大價(jià)值
逐漸被社會(huì)所認(rèn)知
如今越來越多的紙質(zhì)檔案
逐漸轉(zhuǎn)為數(shù)字檔案
可以說檔案數(shù)字化工作
與我們每個(gè)人息息相關(guān)
那么
什么是檔案數(shù)字化呢？
檔案數(shù)字化是指用計(jì)算機(jī)技術(shù)將模擬信號(hào)轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號(hào)的處理過程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化就是采用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁盤、光盤等載體上并能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。
那么
檔案數(shù)字化又有哪些優(yōu)勢(shì)？
跟著小密往下看！
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檔案數(shù)字化節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。
數(shù)字化檔案管理使資料能及時(shí)歸檔，并盡快提供利用。數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡(jiǎn)單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。
由于信息的超時(shí)空流動(dòng)，數(shù)字化檔案事實(shí)上成為"無墻界檔案"，檔案庫(kù)也從文件實(shí)體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。
將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。尤其對(duì)歷史久遠(yuǎn)的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是對(duì)其更好的保護(hù)，另外，通過檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。
相較于以往的管理方式
數(shù)字化檔案信息管理技術(shù)有了極大提升
既提高使用率也節(jié)省了時(shí)間
然而
便捷的同時(shí)也帶來新的挑戰(zhàn)！
尤其是對(duì)于檔案數(shù)字化工作中
經(jīng)常存在的安全保密問題！
在傳統(tǒng)檔案管理的理念影響下，部分工作人員對(duì)電子檔案的特性了解不深，也未按要求對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行保密教育和提醒，導(dǎo)致部分工作人員錯(cuò)誤地認(rèn)為電子版檔案資料可以隨便復(fù)制，便“監(jiān)守自盜”，小則損害個(gè)人信息安全，大則危害國(guó)家安全。
數(shù)字化檔案依托于網(wǎng)絡(luò)建立，通過現(xiàn)代化信息手段把檔案載體與檔案的信息分離開來，通過網(wǎng)絡(luò)整合關(guān)鍵信息共聯(lián)，這樣信息的深度和廣度得到了加強(qiáng)，同時(shí)也給檔案管理的安全帶來了挑戰(zhàn)。
由于電子檔案管理系統(tǒng)對(duì)使用者的識(shí)別主要是通過用戶密碼和用戶名，以及用戶密鑰來識(shí)別，一旦出現(xiàn)密碼泄露或者丟失，網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)不能做到人員識(shí)別，就會(huì)對(duì)檔案資料的安全產(chǎn)生極大影響和威脅。
為滿足檔案數(shù)字化工作的要求，提高檔案查詢利用的效率，越來越多的單位對(duì)檔案資源開展了檔案數(shù)字化外包服務(wù)工作。
在外包過程中，部分單位存在將涉密檔案交由不具有保密資質(zhì)的企業(yè)做數(shù)字化加工的問題，或者將檔案數(shù)字化工作外包給有保密資質(zhì)的企業(yè)后當(dāng)起了“甩手掌柜”，既不規(guī)定數(shù)字化工作的場(chǎng)所，也不派專人或采取安裝攝像頭等技術(shù)手段對(duì)數(shù)字化過程進(jìn)行全程監(jiān)管，甚至對(duì)相關(guān)的數(shù)字化設(shè)備也不進(jìn)行安全檢查，使國(guó)家秘密處于危險(xiǎn)境地，隨時(shí)可能失控，自認(rèn)為“高枕無憂”，實(shí)則“危機(jī)四伏”。
檔案數(shù)字化保密工作的重要性
不言而喻
在檔案數(shù)字化大環(huán)境下
如何做好保密工作成了新的難題！
不過也別擔(dān)心
小密自有方法！
檔案管理人員在檔案保密工作中扮演著極其重要的角色，要做好電子檔案安全保密工作，建議設(shè)立相對(duì)獨(dú)立、專業(yè)的技術(shù)管理崗位，積極引進(jìn)專業(yè)對(duì)口、高素質(zhì)的電子檔案管理人才。
在實(shí)際工作中，依據(jù)最新的政策和制度，充分運(yùn)用諸如病毒查殺工具、木馬檢查工具、電子檔案“四性”檢測(cè)工具等，全面提升電子檔案保密管理工作水平。最終實(shí)現(xiàn)物盡其用、人盡其才，安全又保障的優(yōu)良局面。
一是要按照國(guó)家檔案局印發(fā)的《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》要求，慎重選擇外包公司開展數(shù)字化工作，涉及涉密檔案資料的數(shù)字化必須在專門場(chǎng)所進(jìn)行，加工場(chǎng)所要安裝監(jiān)控設(shè)備，并派專人全程監(jiān)管；對(duì)于掃描儀、打印機(jī)等設(shè)備也要做好技術(shù)防范工作。
二是對(duì)存儲(chǔ)涉密數(shù)字化檔案資料的計(jì)算機(jī)等信息設(shè)備采取物理隔離措施，并嚴(yán)格看管，禁止接入互聯(lián)網(wǎng)。
三是對(duì)參與檔案數(shù)字化工作的人員做好身份審核、登記等工作，數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)工作人員進(jìn)行安全保密教育和必要的上崗培訓(xùn)，并與工作人員簽訂保密協(xié)議，明確規(guī)定工作人員不得閱讀、摘抄、外泄檔案內(nèi)容和其他安全保密責(zé)任、義務(wù)。安全保密協(xié)議應(yīng)報(bào)送檔案部門備案。對(duì)相關(guān)人員承擔(dān)檔案數(shù)字化工作的具體安排要嚴(yán)格記錄在案，確保監(jiān)管的可追蹤性。
文章來源：成華密語
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